Digitalisierung im Arbeitsrecht: Wesentliche Neuerungen des Nachweisgesetzes ab dem 1. Januar 2025

Die Änderungen des Nachweisgesetzes (NachwG) ab dem 1. Januar 2025 bringen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer wesentliche Erleichterungen in der Personalarbeit. Seit der Reform des NachwG im Jahr 2022 mussten die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiterhin in Papierform übermittelt werden – eine Praxis, die als bürokratisch und wenig zukunftsorientiert galt. Mit der Novellierung durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) soll ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Bürokratieabbau gegangen werden.

Textform statt Schriftform

Künftig können Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen in Textform (z. B. per E-Mail) übermitteln. Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer den Nachweis speichern und ausdrucken kann und der Empfang bestätigt wird (§ 2 NachwG). Die strengere Schriftform gilt weiterhin für bestimmte Sektoren wie das Baugewerbe oder Gaststätten, genauer gesagt Wirtschaftszweigen nach § 2a Abs. 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes (§ 2 Abs. 1 NachwG).

Digitailisierung der Altersbefristung

Für eine Befristung mit Arbeitnehmenden, die das Rentenalter erreicht haben, ist künftig ebenfalls nur noch Textform erforderlich (§ 41 Abs. 2 SGB VI).

Zeugnisse

§ 109 Abs. 3 GewO erlaubt nun mit Einwilligung des Arbeitnehmers, dass Arbeitszeugnisse in elektronischer Form erteilt werden.

Anträge auf Elternzeit und Teilzeit

Elternzeit- und Teilzeitanträge können zukünftig ebenfalls in Textform – etwa per E-Mail – gestellt werden (§ 16 Abs. 1 BEEG).

Wichtig

Nicht alles wird digital. Insbesondere Kündigungen und Aufhebungsverträge sowie die generelle Befristung von Arbeitsverträgen bedürfen weiterhin der strengen Schriftform (vgl. §§ 623 BGB, 14 Abs. 4 TzBfG).

Die Änderungen im NachwG und anderen arbeitsrechtlichen Vorschriften ab 2025 sind sicherlich ein wichtiger Schritt nach vorne und reduzieren bürokratische Hürden. Insoweit in der Praxis die wesentlichen Arbeitsbedingungen zumeist im Arbeitsvertrag enthalten sind, waren Arbeitgeber regelmäßig darauf angewiesen, den Arbeitsvertrag (auch) per strenger Schriftform zu unterzeichnen und zu verwalten. Nun können Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen im Arbeitsvertrag auch in Textform übermitteln und somit den Arbeitsvertrag insbesondere digital oder auch nur per E-Mail abschließen, solange das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich ist und gespeichert bzw. ausgedruckt werden kann.